Preboarding og onboarding - en god start

Fastholdelse af nye medarbejdere – det perfekte efterrekrutteringsforløb? 

Har du som virksomhedsleder eller -ejer oplevet at miste en medarbejder kort tid efter ansættelsen?

Hvis ja, er du absolut ikke den eneste. En del virksomheder oplever nemlig, at en nyansat - undersøgelser siger omkring 25% - efter kort tids ansættelse vælger at fratræde. Og i en sådan situation melder der sig flere spørgsmål – et af disse vil naturligvis kunne være, om der har været tale om fejlmatchning.

Fejlmatchninger sker selvfølgelig indimellem, uanset hvor meget der end måtte være gjort for imødegåelse heraf – fejlmatchning er dog ikke den hyppigste årsag.

... hvad gik der da galt, og kunne der have været gjort noget for om mulig at forebygge dette? 

Tidens tendens – ”populært” med jobskifte 

Det danske arbejdsmarked er p.t. kendetegnet ved en forholdsvis stor personalemæssig omsætningshastighed.

Jobkulturen har de seneste år gennemgået en drastisk ændring – tidligere tiders loyalitetsfølelse er ikke længere så udtalt. Førhen kunne man ofte opleve, at mange medarbejdere blev i samme virksomhed et helt liv.

I dag bliver der længere og længere imellem de runde jubilæer – en udvikling, der efter al sandsynlighed vil fortsætte.

I 2018 skiftede mere end 835.000 job i Danmark; svarende til ca. hver 3. af det samlede antal lønmodtagere (juni 2019: ca. 2.785.000); og rent statistisk set varer et ansættelsesforhold i 7,5 år. Tendensen for antallet af jobskifter er stigende og længden af ansættelsesforhold er faldende – særligt yngre mennesker skifter job efter forholdsvis kort tids ansættelse. 

Nye udfordringer 

Arbejdsgivere står som følge heraf med nogle nye udfordringer.

I forbindelse med nyansættelser er der naturligvis visse omkostninger. Udover udgifterne til selve rekrutteringen er der udgifter til eksempelvis oplæring; en periode hvor produktiviteten for den nye medarbejder endnu ikke er på fuldt niveau; m.v. ... investeringer der gerne skulle kapitaliseres. Men ved en medarbejders fratrædelse efter kort tids ansættelse fortabes denne mulighed – foruden de spildte ressourcer er der risiko for både direkte og indirekte tab ... men kan man overhovedet gøre noget? 

Forebyggelse? 

Når eller hvis man som arbejdsgiver har været udsat for situationen, vil man måske kunne få vigtige informationer ved at spørge ind til baggrunden – dog vil visse forhold muligvis ikke kunne belyses, da der kan tænkes at være visse personlige aspekter, som vedkommende ikke ønsker at kommentere yderligere.

Men hvad kan man da som arbejdsgiver gøre – kan det forebygges?

De fleste mennesker søger at være en del af et fællesskab og ”at blive set” – dette gælder også i høj grad, når vi vælger arbejdsplads: En arbejdsplads er et ”fællesskab”, hvor vi tilbringer en stor del af vores tid. Og mulighed for opfyldelse af bl.a. basale menneskelige ”behov” spiller derfor også ind her og har indflydelse på både trivsel samt personlig som faglig udvikling m.v. ... er disse ikke til stede, er der øget risiko for at arbejdspladsen hurtigt fravælges.

”Velkomsten” – det første indtryk tæller! 

Der er som nævnt indledningsvist undersøgelser, der indikerer, at der er en betydelig risiko for, at en nyansat allerede stopper indenfor det første år – 25 %

For at imødegå dette og tidens tendenser, er der visse tiltag, man kan foretage – tiltag og forløb med det sigte at hjælpe og understøtte den nyansatte i forbindelse med det at komme ind i virksomheden og at starte i jobbet; ”velkomsten” … at komme med ombord: Onboarding

Onboarding 

Organisatorisk socialisering – mekanismer, hvorigennem nye medarbejdere tilegner sig den nødvendige viden, færdigheder og adfærd for at blive effektive organisatoriske medlemmer.

Alle kender situationen – man har lige sagt ja til et nyt job, der kan opleves en vis stress, og der kan inden start et nyt sted dukke mange spørgsmål op:

• Hvordan er det at arbejde for virksomheden?
• Hvem skal jeg arbejde sammen med?
• Hvordan vil jeg blive modtaget?
• Hvordan vil jeg kunne indgå i både det kollegiale og faglige fællesskab?
• ...

... spørgsmål som, hvis de henstår ubesvarede, kan medføre en vis grad af usikkerhed, og som man derfor gerne, hvis muligt, vil søge afklaring på.

Selve processen med det ”at komme ind i virksomheden” starter derfor ikke ved første arbejdsdag men længe før. Hvornår denne proces starter for en kommende medarbejder kan muligvis diskuteres – der vil kunne argumenteres for, at det at reflektere på stillingsannoncen er det første skridt, men rejsen påbegyndes først for alvor, og som en ”fælles rejse”, når begge parter har underskrevet ansættelsespapirerne.

En ”gratis” periode 

Tiden, fra en ansættelseskontrakt bliver underskrevet, til selve ansættelsen sker kan variere meget, men ligger typisk på omkring to måneder eller mere – for den kommende medarbejder normalvis en periode fuld af moment, spænding / forventning og positiv energi - forhold som for en kommende arbejdsgiver umiddelbart er oplagt at bruge konstruktivt.

Som nævnt kan perioden op til ansættelsen for den kommende medarbejder give anledning til mange overvejelser og muligvis også en vis form for stress. Hvis vedkommende på nogen måde kommer i tvivl, om det nu også er det rigtige, er noget af det vigtigste at erindre sig, at aftalen ikke blot er ensidig men gensidig: Begge parter har sagt ja, og det, at begge parter har underskrevet en ansættelseskontrakt, siger klart, at også den anden part finder beslutningen rigtig – et udtryk for gensidig tillid.

For en kommende arbejdsgiver vil dette, den gensidige tillid, det positive momentum m.v., med stor fordel kunne bringes i spil straks og frem til selve ”ombordstigningen”, på en positiv og konstruktiv måde – en næsten ”gratis” periode åben for blandt andet videreudbygning af personlige relationer og bekendtskaber, imødegåelse af stress m.v.: En forberedelse før tiltrædelse – Preboarding

Preboarding

Arbejdsgiveriværksat aktiviteter for en kommende medarbejder der ligger forud for tiltrædelsen – aktiviteter der har til formål at understøtte onboardingen.

Preboarding og onboarding – en for alle parter god start

Overordnet set er preboarding og onboarding foranstaltninger af kontakt-, samhørigheds- og tryghedsskabende karakter for blandt andet præsentation af virksomhedskulturen, imødegåelse af stress-faktorer, minimering af fejl og ”time to performance” – kort sagt at sikre en for alle parter god start!

Hvad der optimalt set, og med fordel, vil kunne tilbydes må vurderes og tilpasses på basis af den enkelte situation – som inspiration til indhold, vinkler og emner m.v. kan følgende nævnes:

Preboarding

En integreret del af rekrutteringsprocessen men ikke med et direkte arbejdsrelateret indhold:

• Introduktion til virksomheden: Orientering om historie, kultur, kerneværdier og mission
• Plan for opstart – den første uge
• Løbende forventningsafstemning
• Mentorordning før start
• ...

Onboarding

”Skræddersyet” program til den enkelte nye medarbejder

• Primært fokus på den nye medarbejder
• Katalysering – kulturel akklimatisering, samarbejde og udvikling (personligt og organisatorisk)
• Praktiske forhold / nødvendige informationer – sikkerhed, arbejdsmiljø, nøgler, kantine etc.
• Struktureret start / afstemning af plan – den første måned, de tre første måneder, det første halve år
• Mentorordning
• Løbende forventningsafstemning / styrkelse af kommunikation / et ”sikkert rum” for spørgsmål
• ...
  

Forandring og succes – ikke atomvidenskab

”Hvis du altid gør, hvad du altid har gjort, får du altid det, du altid har fået.”

Albert Einsteins enkle ord er en påmindelse om, at hvis vi ønsker forandring, at få succes og komme videre, er vi nødt til at gøre tingene anderledes.

Overordnet set har man som virksomhed et vist socialt ansvar, og dette må man tage på sig – et ansvar overfor de nye medarbejdere som man byder ind i virksomhedens verden og kultur.

Mange virksomheder, vurderingsmæssigt omkring 30 – 35%, har ikke onboarding-programmer – har din virksomhed det?

Flere undersøgelser påviser større grad af Return On Investment (ROI) ved en effektiv onboarding-program:

• Nyansatte medarbejdere i virksomheder med længere onboarding-programmer når fuld ”time of performance” 34% hurtigere end i virksomheder uden
• Nye medarbejdere, der gennemgår et struktureret onboardingprogram, er 58% mere tilbøjelige til stadig at være i organisationen efter tre år

En absolut og fast procedurebeskrivelse er måske ikke nødvendig, idet meget i forløbet med fordel bør tilpasses individuelle forhold – det skal være en dynamisk proces. Men overordnede / generelle retningslinjer for ansættelsesproceduren; hvordan man tager imod en ny medarbejder; til sikring af et vist kvalitetsniveau i arbejdet; kan med stor fordel indarbejdes i en personalehåndbog og lige så naturligt indgå i virksomhedens CSR-politik, hvis man har sådanne – der er mange fordele at høste!

... så spørgsmålene er nu:

Er jeres eksisterende rutiner og måder at modtage nye medarbejdere på de rigtige eller kan de med fordel ændres?

Tips

• Strukturer processen – tilpasses individuelt / ”se” kommende medarbejder
• Orienter kommende kollegaer forud for opstart – find evt. en mentor
• Hav de praktiske ting på plads – nøgler, arbejdsplads, IT m.v.
• God velkomst
• Hold opfølgningssamtale – aftal et forløb

Skelmose, november 2019