Få nye medarbejdere godt i gang i en tid med hjemmearbejde

Hjemmearbejde er kommet for at blive og det kan have betydning for onboardingen af nye medarbejdere

Ny arbejdsform 

Vi har nu i en periode befundet os i en situation, hvor mange har været nødsaget til at skulle arbejde hjemmefra. En situation der for majoriteten har været meget anderledes end det, man har været vant til, og som nok for en dels vedkommende, både virksomheder og medarbejdere, har budt på udfordringer – ingen daglig samvær med kollegaer, IT-mæssige udfordringer m.v. - men en situation og en ny måde at arbejde på, der med de udfordringer der har været, på de fleste områder er blevet løst og har kunnet fungere... og en situation der på mange måder har givet læring.

At det har kunnet lade sig gøre at flytte arbejdsopgaverne hjem i privaten hos medarbejdere, kan naturligvis skyldes flere forhold, udover indgående kendskab, hos den enkelte, til det vedkommende skal beskæftige sig med. Et af de vigtigste forhold er organisationsindsigt; dvs. viden om, hvem der skal kommunikeres / samarbejdes med ved tvivlsspørgsmål og behov for sparring – forhold som medarbejdere, der har været i den pågældende organisation i et stykke tid normalt fuldt ud har kendskab til.

Nyansættelser under forhold med hjemmearbejdende ansatte 

Nye undersøgelser indikerer, at hjemmearbejde er noget, der er kommet for at blive. Men hvad gør man som virksomhed, når et større eller mindre antal medarbejdere arbejder hjemmefra, og man står over for at skulle ansætte en ny medarbejder og skal sikre en god arbejdsstart? Hvordan sikrer man et godt samarbejde, hvis den nye medarbejder, eller de personer, som vedkommende skal samarbejde med, helt eller delvist arbejder hjemmefra?

Der er utallige både indenlandske og udenlandske undersøgelser, der underbygger værdien af et godt onboarding-program og indflydelsen på områder som succes med fastholdelse / minimering af antallet af opsigelser fra nye medarbejdere, ”Time to perform” og ”Return On Investment”.

Vi har tidligere behandlet begrebet onboarding og vigtigheden heraf i en fokusartikel – læs nærmere her.

Opsigelse fra den nye medarbejdere

Det er absolut ikke ualmindeligt at nyansatte medarbejdere opsiger ansættelsesforholdet forholdsvis kort tid efter underskrivelsen af kontrakten. Omkring

• 20 % forlader en ny stilling inden for de første 45 dage,
• 33 % ser efter andet arbejde efter 6 måneders ansættelse og
• 25 % af alle nyansatte siger op i løbet af det første år

“Time to perform” og “Return On Investment”

Et godt onboarding-program vil i en vis udstrækning have en positiv betydning for Return On Investment. Der er evidens for, at der i cirka halvdelen af de virksomheder, der har et onboarding-program, opleves en hurtigere ”Time to perform” – nogle ser endda at ”Time to perform” mindskes med op til 60 %.

Manglende kollegialt samvær = ingen personlig tilknytning / bånd til virksomheden

Ser vi lidt på, hvad medarbejdere normalt udtrykker omkring det at fungere godt på en arbejdsplads, udtrykker knap ¾ af alle adspurgte, at kollegiale relationer er det vigtigste for et godt arbejdsliv. Og omkring halvdelen af alle udtrykker, at de med gode kollegaer føler stærkere sammenhørighed med firmaet.

Det kollegiale har altså stor betydning for både trivslen og følelsen af at være en del af en virksomhed – derfor er et godt forløb omkring modtagelsen og opstarten af en ny medarbejder og kollega vigtig.

I den tid vi har haft corona-pandemien og følgevirkningerne heraf, har mange mennesker udtrykt, at der har været en lang række menneskelige omkostninger omkring det at skulle arbejde hjemmefra, herunder frustration over det manglende kollegiale samvær, isolationen m.v.

... så spørgsmålet er nu:

Er jeres velkomst af nye medarbejdere den rigtige til hjemmearbejde?

Hvordan forholder det sig med modtagelsen af nye medarbejdere, der lige er blevet rekrutteret og skal tiltræde i en stilling i en organisation, hvor flere medarbejdere har hjemmearbejde, og vedkommende muligvis også selv skal arbejde hjemmefra?

Er jeres eksisterende rutiner og måder at modtage nye medarbejdere på de rigtige, eller kan de med fordel ændres?

Hvordan sikrer man fastholdelse, minimerer Time to Perform og sikrer Return on Investment når en medarbejder i større eller mindre grad skal arbejde hjemmefra?

Umiddelbart er svaret simpelt – prøv at vurdere, hvad du kunne tænke dig, hvis det var dig der stod over for at skulle starte i en ny virksomhed med hjemmearbejde... Hvad vil være vigtigt for dig?

Tips til en god start under ”normale” forhold:

• Strukturér processen – tilpasses individuelt / ”se” kommende medarbejder
• Orienter kommende kollegaer forud for opstart – find evt. en mentor
• Hav de praktiske ting på plads – nøgler, arbejdsplads, IT m.v.
• God velkomst
• Hold opfølgningssamtale – aftal et forløb

Disse tips er stadig vigtige at følge, men er de tilstrækkelige for at sikre en god start og, at en ny hjemmearbejdende medarbejder falder til og bliver i virksomheden m.v.?

Der er yderligere nogle forhold, der kan være vigtige at tænke med – eksempelvis:

• Har den kommende medarbejder de rigtige forhold i hjemmet til at vedkommende kan arbejde hjemmefra – er der et sted, hvor vedkommende uforstyrret kan arbejde, har vedkommende de rigtige arbejdspladsforhold; bord, stol m.v.?
• Hvordan forholder det sig med hensyn til arbejdsmiljølovgivningen?

• Er det IT-mæssige på plads både i hjemmet og i virksomheden, så der kan etableres en sikker forbindelse?
• Er de medarbejdere, der skal hjælpe med modtagelsen, ”klædt på” til opgaven? 

• Hvordan formidles kontakten til de personalegrupper, der skal samarbejdes med i dagligdagen – opgaveløsning, faglig sparring m.v.? 

• Hvordan introduceres vedkommende for opgaverne og af hvem? 

• Hvordan sikres det, at der er visse kollegiale kontakter – kan kollegialiteten udbygges uden fysisk nærvær? 

• Hvordan tilgodeses de menneskelige behov – at blive set... kan man stadig lære hinanden at kende, få noget at vide om hinanden m.v.? 

• Hvordan kan den social kapital inddrages hvis man arbejder hjemmefra / i et virtuelt miljø, hvor man ikke umiddelbart kender hinanden og de enkeltes styrker og forskelligheder?

Dette var blot nogle få punkter, der er værd at reflektere over, når man skal rekruttere nye medarbejdere til en organisation, hvori hjemmearbejde er en del af en ny arbejdsform og virksomhedskultur – overvejelser som naturligvis vil være forskellige fra virksomhed til virksomhed og de enkelte situationer, men forhold, som vi gerne hjælper med at afklare, hvis der er behov herfor... Ring derfor gerne for videre informationer og evt. hjælp. 

Skelmose, februar 2021